会社の電子取引データの保存要件
メールの請求書は印刷だけでは足りません

まず結論：メールやネットで受け取った請求書は、データのまま保存します

メールで届いたPDFの請求書や、ネットで買った物の領収書データにも保存の義務があります。

所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

（電子帳簿保存法7条）

電磁的記録とは、電子データのことです。

紙に印刷して綴じるだけでは、保存したことになりません。

メール・ダウンロード・クラウドでの受け渡しは、電子取引に当たります

注文書や領収書などに書かれる内容を、データでやり取りするのが電子取引です（電子帳簿保存法2条5号）。

国税庁の一問一答（令和8年7月）は、次を電子取引としています（問5）。

• メールに添付されたPDFの請求書や領収書
• サイトからダウンロードした領収書や、その画面のスクリーンショット
• 請求書を受け渡すクラウドサービスや、クレジットカードの利用明細データ
• EDI（取引先とデータを直接やり取りする仕組み）や、紙に出さないFAX

ネットバンキングの振込（問10）や、会社の業務で従業員が立て替えた領収書データ（問12）も対象です。

送った請求書のデータも残します（問30）。取引の内容を含まないメールまで残す必要はありません（問6）。

契約書を電子で交わすときの印紙税は、印紙税と電子契約の記事で扱っています。

保存の要件は「改ざんを防ぐ」と「すぐ見せて探せる」の2つです

データは、改ざんを防ぐ措置（真実性）と、見て探せる状態（可視性）を整えて保存します（問18）。

専用システムがなくても、規程のひな形（問33）や表計算ソフトの一覧表（問50）で対応できます。

前々事業年度の売上高5,000万円以下なら、条件つきで検索の要件は不要です

調査でデータを求められたとき（ダウンロードの求め）に応じられれば、範囲指定と組合せは不要です。

さらに売上高が5,000万円以下なら、検索の要件そのものが不要です。印刷した書面を日付と取引先ごとに整理して出せる場合も同じです（同規則4条1項）。

法人は、電子取引をした事業年度の前々事業年度の売上高で判定します（同条2項）。

売上高は税抜で、消費税のかからない売上も含め、営業外収益や特別利益は含めません（一問一答 問51）。

金額は一定の前提を置いた目安です。家賃を外して4,600万円と見ると、判定を誤ります。

不要になるのは検索の要件だけで、改ざん防止の措置などは残ります。

紙に印刷して残すだけでは、保存したことになりません

令和6年1月1日以後の電子取引は、印刷した書面でデータの保存に代えられません（一問一答 問98）。

対応が間に合わない会社には、猶予措置があります（施行規則4条3項）。

条件は、税務署長が相当の理由を認め、データと印刷した書面の両方を求めに応じ提示・提出できることです。

人手不足や資金不足、システム整備の遅れも相当の理由に当たるとされています。事前の届出は要りません（国税庁リーフレット 令和6年11月）。

ただし、システムが整っているのに理由なく要件に従わない場合は、適用がありません（問93）。事情が解消した後の電子取引にも、適用はありません（問94）。

猶予措置があっても、データの保存そのものは省けません。

要件どおりでないと、青色申告の取消しの対象になり得ます

法人税法127条1項1号の取消事由には、電子取引の保存違反も入ります（電子帳簿保存法8条3項3号）。

国税庁は、次のように答えています。

災害その他やむを得ない事情又は税務署長が相当の理由があると認める事由がなく、その電磁的記録が保存時に満たすべき要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます。

（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問98）

取消しは違反の程度などを総合的にみて判断されますが、要件どおりの保存が前提です（同）。

承認と取消しの全体像は、法人の青色申告の記事にまとめています。

電子インボイスは、消費税では印刷でも足り、法人税ではデータが要ります

電子インボイス（データで受け取るインボイス）は、税目で保存の扱いが違います。

仕入税額控除（仕入れの消費税を差し引く仕組み）は、原則として帳簿と請求書等の保存が要件です。

電子インボイスも、この請求書等に含まれます（消費税法30条7項・9項2号）。

消費税では、整然と明瞭に印刷した書面での保存も認められます（消費税法施行規則15条の5第2項）。

一方、法人税では、印刷でデータの保存に代えられません（一問一答 問29）。

データを電子取引の要件どおりに残せば、消費税の保存方法も満たします（同規則15条の5第1項）。

国税庁が「認められない」としている保存のしかた

次の形は、一問一答で要件を満たさない、または認められないとされています。

• メールソフトで見られるだけ：十分とは言えないとされています（問5）
• 会計ソフトへの手入力だけ：元のデータを残さないと保存になりません（問36）
• 訂正・削除の記録が残るシステムに後から入れるだけ：受け取りもそこで行う必要があります（問43）
• 印刷した書面をスキャナで保存：認められません（問99）

保存したつもりでも、要件に合わない形があります。

ここまではご自身で、ここから先は個別判断です

ご自身で進められるのは、次の4点です。

1. データで受け取る書類を、受け取る経路ごとに書き出す
2. 保存先を決め、ファイル名に日付・金額・取引先を同じ順で入れる
3. 国税庁のひな形を参考に、事務処理規程を定める
4. 前々事業年度の決算書で、売上高を確かめる

ここから先は個別判断です。売上高に何を含めるか、相当の理由に当たるかは会社の事実で変わります。

過去に要件を満たしていなかった分の手当ても、個別の判断です。

税理士が入ると変わるのは、保存方法の設計と調査への備えです

小松公認会計士・税理士事務所では、次の作業を行います。

ひとつめは、電子取引の棚卸しです。取引先ごとに受け取り方を一覧にします。

ふたつめは、保存方法と規程の設計です。会社の規模に合う措置を選びます。

みっつめは、売上高5,000万円の判定です。前々事業年度の決算書で確かめます。

よっつめは、電子インボイスの点検です。保存の状態と帳簿を突き合わせます。

いつつめは、税務調査への備えです。ダウンロードの求めに応じる手順を確かめます。

この論点で小松公認会計士・税理士事務所ができること

制度は複雑ですが、お客様がすべてを理解する必要はありません。難しいことは、専門家にお任せください。

登録者6,900人超

小松公認会計士・税理士事務所 代表

小松 優馬公認会計士・税理士

• お話を伺って、「あなたの場合はどうなるか」をはっきりお答えします
• 必要な書類のご案内から申告まで、まるごとお任せいただけます
• 料金は先にお見積り。全国どこでも、オンラインで完結できます

YouTube「税理士 小松ゆうまチャンネル」（登録者6,900人超）で、税金の話を分かりやすく解説しています。動画を見てみる

法人顧問サービスを見る 60秒で料金を見る

初回相談は無料です。

よくある質問（FAQ）

Q1. メールで届いたPDFの請求書は、印刷して保存すれば足りますか？

法人税では足りません。令和6年1月1日以後の電子取引は、印刷した書面でデータの保存に代えられません（一問一答 問98）。データを要件どおりに保存したうえで、管理のために印刷して綴じるのは問題ないとされています（問31）。

Q2. 売上高が5,000万円以下なら、何もしなくてよいのですか？

不要になるのは検索の要件だけです。データの保存、改ざん防止の措置、画面と紙に出せる備えなどは必要です。ダウンロードの求めに応じられることも条件です（電子帳簿保存法施行規則4条1項）。判定は前々事業年度の売上高で行います。

Q3. 要件どおりに保存できていないと、経費として認められないのですか？

国税庁は、次の場合は直ちに支出がなかったと判断されるものではないとしています（一問一答 問98）。取引が正しく記帳されて申告に反映され、内容を電子データ以外から確認できる場合です。このとき、青色申告の承認も直ちに取り消されるものではないとされています。特段の事由がある場合は別です。ただし、猶予措置などに当たらない要件違反は、取消しの対象になり得ます。

Q4. 対応が間に合わない場合は、どうすればよいですか？

猶予措置があります（電子帳簿保存法施行規則4条3項）。税務署長が相当の理由を認め、データと印刷した書面の両方を求めに応じて提示・提出できることが条件です。その場合、検索などの要件なしで保存できます。事前の届出は要りません。