回収できない売掛金はいつ経費にできる？
貸倒損失として処理できる3つの場合

まず結論：「回収できないと思ったから」だけでは経費にできません

取引先が支払わない、電話にも出ない。そう感じても、会社が「回収できない」と判断しただけでは、貸倒損失にはできません。

国税庁は、法人の金銭債権を貸倒損失にできる場合を3つに限って示しています(タックスアンサーNo.5320)。当てはまらないまま計上すると、税務調査で否認されるおそれがあります。

大切なのは、感覚ではなく「どの場合に当たるのか」を先に決めることです。この記事ではその3つの場合と、実務でつまずきやすい点、残しておくべき資料を整理します。

貸倒損失として処理できるのは3つの場合だけ

国税庁が示す3つの場合を、まず一覧で確認します。

3つの性格の違いは次のとおりです。

• ケース①は「外から切られた」場合。法的な手続によって債権そのものが消えます
• ケース②は「相手に払う力がない」場合。実質的に回収の見込みが立たない状態です
• ケース③は「時間で区切る」場合。個別に立証しなくても一定期間の経過で処理が認められます

実務でいちばん出番が多いのはケース③ですが、売掛債権に限られるという制限があります。

ケース① 法的に切り捨てられた場合

1つ目は、金銭債権の全部または一部が切り捨てられた場合です。法的な手続などによって、その債権が返ってこないものとして確定した、という意味です。

切捨てに当たる3つの場面

国税庁は、次の3つを挙げています(タックスアンサーNo.5320)。

• ①法律の規定による切捨て。会社更生法、金融機関等の更生手続の特例等に関する法律、会社法、民事再生法の規定により切り捨てられた金額
• ②協議による切捨て。法令の規定による整理手続によらない債権者集会の協議決定、および行政機関や金融機関などのあっせんによる協議で、合理的な基準によって切り捨てられた金額
• ③書面による債務免除。債務超過の状態が相当期間継続し、その金銭債権の弁済を受けることができないと認められる場合に、その債務者に対して書面により明らかにされた債務免除額

①と②は手続の結果、③は自社の意思です

①と②は、会社が主体的に判断するものではなく、裁判所の手続や債権者集会の協議の結果として金額が決まります。会社がすることは、通知や決定の書面を受け取り、帳簿に反映させることだけです。②は「合理的な基準によって」切り捨てられたものに限られます。

③だけは会社の側から「もう払わなくてよい」と伝えるものです。債務超過の状態が相当期間継続し、かつ弁済を受けることができないと認められる場合に、免除する金額を書面により明らかにする必要があります。口頭で伝えただけでは足りません。

切捨ての事実があった事業年度に処理します

ケース①は、その切捨ての事実が生じた事業年度に処理します。「今期は利益が出ているから、来期に落とそう」という調整はできません。

ケース② 全額が回収できないことが明らかな場合

2つ目は、法的な手続がなくても実質的に回収の見込みがない場合です。債務者の資産状況、支払能力等から全額が回収できないことが明らかになった場合に、その事業年度において損金経理ができます(タックスアンサーNo.5320)。

「全額」が必要。売掛債権に限られません

「半分は回収できるが残り半分は難しい」状態は当てはまりません。判断材料は債務者の資産状況と支払能力です。売掛債権に限らず、貸付金や立替金など金銭債権全般が対象です。

担保物は処分後、保証債務は履行後です

実務でいちばん見落とされる点です。担保物があるときは、処分した後でなければ損金経理はできません(同No.5320)。処分してみなければ「全額が回収できない」とは言えないためです。抵当権のある不動産や代物の商品は、まず処分を済ませてください。

もうひとつ、保証債務は現実に履行した後でなければ貸倒れの対象にできません(同No.5320)。保証人になっているだけの段階では対象外で、実際に支払った後にはじめて求償権として検討します。

ケース③ 取引停止から1年以上が経過した場合

3つ目は、時間を基準にした取扱いで、実務でもっともよく使われます。ただし、このケースは売掛債権に限られます(タックスアンサーNo.5320)。

①取引停止から1年以上・②取立費用に満たない売掛債権

継続的な取引先の資産状況、支払能力等が悪化して取引を停止し、その取引停止の時と最後の弁済の時などのうち最も遅い時から1年以上が経過したとき。取引後に一部入金があれば、その入金の時から1年を数えます。

もうひとつ、同一地域の債務者に対する売掛債権の総額が取立費用より少なく、督促しても弁済がない場合です(同No.5320)。放置していた債権は対象になりません。

備忘価額を控除した残額が対象です

ケース③では、①②のいずれについても備忘価額を控除した残額を貸倒れとして損金経理できます。数字で見ます。

なぜ「備忘価額」を残すのか

500,000円のうち499,999円だけを落とし、1円を残すのは、法的に債権が消滅したわけではなく、1年経過という事実をもって税務上の損失と認める取扱いだからです。請求権は法律上まだ残るため、帳簿にも「債権が存在している」痕跡を残します。それが備忘価額で、意味は金額ではなく忘れないための目印です。

残高がゼロになると、見えなくなります

残高をゼロにすると、その取引先は補助元帳から消えます。数年後に回収できるようになっても、誰も気づけません。1円が残っていれば、毎期の残高一覧に名前が出ます。

備忘価額を残した債権が後から回収できた場合、回収した金額は回収できた事業年度の収益として処理します。過去の申告をさかのぼって直すことはありません。落として終わりではなく、落とした後も管理を続けるための仕組みです。

よくある失敗

実務でよく見かける5つのつまずきを挙げます。

1. 音信不通というだけで落としてしまう

最も多いのがこれです。「連絡が取れないので回収不能です」という説明だけで計上してしまうケース。連絡が取れないことは、3つの場合のどれにも直接は当てはまりません。切捨て・全額回収不能・取引停止から1年、どれに当たるかを先に決めてください。

2. 担保を処分せずに落としてしまう

ケース②を使うのに担保物の処分が終わっていないケースです。処分を待たずに落とすと、その事業年度では認められません。決算前に担保の有無を必ず確認してください。

3. 貸付金にケース③を使ってしまう

「1年経ったから落とせる」と考えて貸付金や立替金にケース③を当てはめてしまうケースです。ケース③は売掛債権に限られ、貸付金は対象外。落とすならケース①かケース②で検討することになり、要件は厳しくなります。

4. 督促の記録が残っていない

同一地域の少額債権の類型では支払を督促しても弁済がないことが前提です。電話や督促状の記録がなければ、後から説明しても裏づけがなく弱くなります。督促は必ず記録に残してください。

5. 取引の経緯を示す資料がない

ケース③は継続的な取引と資産状況の悪化による取引停止が前提です。請求書の控えや入金記録、取引を止めた時期が分かるものを捨てずに保管してください。

判断を分けるのは「資料」です

貸倒損失は要件に当てはまるかどうかで決まり、それを示すのは最終的に手元にある資料です。法令上の要件ではありませんが、そろえておくと説明しやすくなるものを整理します。

そろえておきたい資料

• 取引停止の経緯が分かるもの。いつから取引をしていて、いつ止めたのか。請求書の控えや受注の記録で足ります
• 督促の記録。督促状の控え、送付の記録、電話や訪問の日時と相手方のメモ
• 相手方の状況を確認した記録。登記の状況、事業所の様子など、確認した日付とともに残します
• 書面による債務免除の通知の控え。ケース①の③を使う場合は、免除の金額を明らかにした書面の控えが要になります
• 担保物の処分に関する資料。ケース②を使う場合、処分が完了したことが分かるもの
• 入金の履歴。最後の弁済がいつだったかは、1年の起算点に直結します

資料はそのつど残し、先に「場合」を決めてください

資料はその時々に残しておけば簡単ですが、決算になってからでは1年前、2年前の記憶をたどるのは大変です。回収が滞った時点で取引先ごとにフォルダをつくり、請求書・督促記録・相手の状況のメモを入れておくと、そのまま判断材料になります。

回収できない売掛金が出たら、まず3つのうちどの場合に当たるかを考え、要件を満たす資料をそろえます。先に「落とす」と決めて理由を探すやり方はうまくいきません。要件から入るのが適正申告の基本です。

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よくある質問（FAQ）

Q1. 取引先と連絡が取れなくなりました。売掛金をすぐ貸倒損失にできますか？

連絡が取れないという事実だけでは足りません。貸倒損失にできるのは、国税庁タックスアンサーNo.5320が示す3つの場合(切捨て・全額回収不能・取引停止から1年経過)のいずれかに当たるときです。まず自社の状況がどれに当たるかを確認してください。

Q2. 担保を取っている売掛金は、回収できないと分かった時点で損金にできますか？

できません。担保物があるときはその担保物を処分した後、保証債務は現実に履行した後でなければ、損金経理はできません(同No.5320)。担保の処分や保証債務の履行を先に済ませ、残った債権で回収の可否を判断します。

Q3. 貸付金にも「取引停止から1年以上」のルールは使えますか？

使えません。取引停止から1年以上のルールは、売掛債権に限って認められる取扱いです(同No.5320)。貸付金など売掛債権以外の金銭債権は、切捨てがあった場合か、全額が回収できないことが明らかな場合のいずれかで判断します。

Q4. 備忘価額とは何ですか。1円を残さないとどうなりますか？

備忘価額とは、その債権がまだ残っていることを帳簿上に示す名目上の金額です。売掛金の残高が500,000円であれば、備忘価額として1円を残し、499,999円を貸倒損失として損金経理します(同No.5320)。残高をゼロにしてしまうと、この取扱いの前提を満たさないことになります。